Convalida dati: come utilizzare regole di validazione in Excel

La Convalida Dati di Excel è un ottimo strumento per limitare, se non azzerare gli errori di inserimento dati sul foglio elettronico.

Quando è attivo (Barra Dati > Strumenti Dati) consente di introdurre dei vincoli rispetto al tipo di valore: numero, decimale, testo, etc. Inoltre permette di gestire l’inserimento da un elenco dati attraverso un menù a tendina (o casella combinata).

Criteri di convalida dati
Criteri di convalida dati

Criteri di convalida per dati numerici

Puoi distinguere tra valori numerici interi e decimali. E su entrambi puoi applicare un vincolo di estensione, come nello screenshot che ti riporto qui.
Questo tipo di regola può essere utile per evitare di inserire valori fuori o sotto quota. Ad esempio troppi zeri o troppi decimali.
Anche le entità di data/ora possono essere gestite in modo analogo.

Convalida dati numerici
Convalida dati numerici

Anche i valori di data/ora, essendo numeri seriali, possono essere limitati con gli stessi criteri dei numeri.

Convalida dati per lunghezza testo

Criteri per lunghezza testo
Criteri per lunghezza testo

Per quanto riguarda l’inserimento di un testo, la regola di convalida è riferita alla sua lunghezza.

Si tratta di uno strumento utile per vincolare la correttezza di standard come codici fiscali e postali, partite iva, etc.

Inoltre potrebbe essere utile per limitare il flusso creativo di un copywriter 😉

Criterio di convalida personalizzato (formula)

Il criterio personalizzato permette invece di ricondurre il limite al risultato VERO/FALSO di una formula. Come nell’applicazione di una formattazione condizionale su formula, anche qui è necessario utilizzare operazioni logiche.

Formula di validazione
Formula di validazione

Messaggio di input e di errore

Chi utilizza software gestionali (o semplicemente Access) conosce il risvolto pratico di una regola di validazione dati.

Affinché la regola sia chiara anche a chi la deve applicare, deve declinarsi in un messaggio preventivo (di input) e in una finestra di allerta (errore).

Il messaggio di input non è indispensabile, ma potrebbe essere vincente per migliorare l’esperienza di chi utilizza il foglio. Qui puoi inserire un preavviso rispetto al contenuto. Il messaggio comparirà come commento sulla cella selezionata.

Messaggio di input
Messaggio di input

I messaggi di errore possono essere classificati su tre diversi livelli.

Messaggi di errore

Informazione: semplice notifica di un errore, senza obbligo di rettifica.
Avviso: notifica di errore con possibilità di annullare l’operazione.
Interruzione: notifica e interruzione dell’applicazione se il valore non è convalidato.

Come puoi vedere queste regole possono contribuire a rendere più fluidi i fogli di Excel che distribuisci in giro.

Fammi sapere come le utilizzi e scrivimi per ogni suggerimento.

Buon lavoro!

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Autore: Marco Angelucci ©2020

Docente e consulente su applicativi web e di office automation.

Più di 20 anni di esperienza nella realizzazione di siti web e di applicativi per la gestione dei dati (Web-based e VBA).
Specialista in ambito UX (User Experience), SEO (Search Engine Optimization) e nella produzione di contenuti digitali per diversi ambiti commerciali e industriali.



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