Ordinare per data (e non solo) sul foglio di calcolo

Ordinare per data, testo e numeri sul foglio di Excel non è assolutamente complicato.

La prima (e forse unica) cosa importante è che i dati siano presentati in una tabella coerente. In poche parole ogni colonna deve avere un nome (intestazione sulla prima riga), un tipo unico di dato (testo o numero o data, etc) e in forma atomica (valore unico).

Per saperne di più puoi consultare anche questo articolo sull’elenco dati.

Ordinamento alfabetico su Excel

Come ordinare un testo in Excel
Come ordinare un testo in Excel

Ordinare i dati in ordine alfabetico è una delle operazioni più comuni che si possono eseguire su un foglio di calcolo Excel. È utile per una varietà di scopi, come ad esempio:

  • Visualizzare i dati in modo più ordinato e leggibile
  • Filtrare i dati in modo più efficiente
  • Individuare rapidamente valori specifici

In Excel, l’ordinamento alfabetico è possibile in due semplici passaggi:

  1. Selezionare la colonna o le colonne da ordinare.
  2. Fare clic sul pulsante AZ o ZA nella scheda Home.

Il pulsante AZ ordina i dati in ordine alfabetico crescente, mentre il pulsante ZA ordina i dati in ordine alfabetico decrescente.

Ordinare per data

Ordinare i dati per data è un’operazione altrettanto comune dell’ordinamento alfabetico. È utile per una varietà di scopi, come ad esempio:

  • Visualizzare i dati in modo cronologico
  • Filtrare i dati per data
  • Individuare rapidamente valori specifici in base alla data

In Excel, l’ordinamento per data può essere eseguito in due modi:

  • Utilizzando i pulsanti di ordinamento

In questo caso, il processo è identico a quello dell’ordinamento alfabetico. È sufficiente selezionare la colonna o le colonne da ordinare e fare clic sul pulsante Ordina dal meno recente al più recente o Ordina dal più recente al meno recente.

  • Utilizzando il filtro

Il filtro è uno strumento più flessibile che consente di ordinare i dati per data in modo più personalizzato. Per utilizzare il filtro, è necessario seguire questi passaggi:

Come ordinare per data in Excel
Come ordinare per data in Excel
  1. Selezionare la colonna o le colonne da filtrare.
  2. Fare clic sul pulsante Filtro nella scheda Dati.
  3. Nella colonna da filtrare, fare clic sulla freccia giù nell’intestazione della colonna.
  4. Selezionare l’opzione Ordina per.
  5. Selezionare l’ordine di ordinamento desiderato.

Ad esempio, se si dispone di una colonna di numeri in formato data, è possibile ordinare i dati in ordine cronologico crescente facendo clic sul pulsante Filtro, quindi sull’intestazione della colonna e infine sull’opzione Crescente / Decrescente.

È possibile inoltre restringere il campo di ordinamento del nostro “calendario” a riferimenti temporali calcolati in automatico da Excel. Ad esempio rispetto a Ieri, Oggi e Domani oppure alla Settimana, al Mese o all’Anno passato o prossimo.

Ordinamento personalizzato

Come ordinare in base a più criteri in Excel
Come ordinare in base a più criteri in Excel

L’ordinamento personalizzato consente di ordinare i dati in base a criteri specifici che non sono disponibili nelle opzioni di ordinamento predefinite. Ad esempio, è possibile ordinare i dati in base a una prima colonna e quindi rispetto a una seconda colonna di dati, e così via.

In Excel, l’ordinamento personalizzato può essere eseguito utilizzando la finestra di dialogo Ordinamento. Per farlo, è necessario seguire questi passaggi:

  1. Selezionare una cella dell’elenco dati che contiene le colonne da ordinare.
  2. Fare clic sul pulsante Ordinamento nella scheda Dati.
  3. Nella finestra di dialogo Ordinamento, nell’elenco a discesa Ordina per, selezionare la colonna in base alla quale si desidera ordinare.
  4. Nell’elenco a discesa Ordine, selezionare l’ordine di ordinamento desiderato.
  5. Fare clic su OK.

È anche possibile utilizzare l’ordinamento personalizzato per ordinare i dati in base a più criteri. Ad esempio, se si dispone di una tabella con i nomi e le età delle persone, è possibile ordinare i dati in base al cognome e, in caso di parità, in base all’età. Per fare ciò, è necessario selezionare le colonne Cognome e Età nell’elenco a discesa Ordina per. Nell’elenco a discesa Ordine, è necessario selezionare l’ordine di ordinamento desiderato per ogni colonna. In questo caso, è possibile selezionare Ordina in ordine alfabetico crescente per la colonna Cognome e Ordina dal più piccolo al più grande per la colonna Età. I dati verranno quindi visualizzati nell’ordine seguente:

Abate, 25
Alessandro, 30
Anna, 20
Barbara, 20
Carlo, 35
Daniele, 27

Ordinare per lista e colori

Oltre ai metodi di ordinamento già visti, Excel offre la possibilità di ordinare i dati in base a una lista personalizzata o in base ai colori assegnati alle celle.

Ordinamento per lista

L’ordinamento per lista consente di ordinare i dati in base a un ordine predefinito. Per farlo, è necessario seguire questi passaggi:

  1. Selezionare la colonna o le colonne da ordinare.
  2. Fare clic sul pulsante Ordinamento nella scheda Dati.
  3. Nella finestra di dialogo Ordinamento, nell’elenco a discesa Ordina per, selezionare la colonna in base alla quale si desidera ordinare.
  4. Nell’elenco a discesa Ordine, selezionare l’ordine di ordinamento desiderato.
  5. Nella sezione Criteri di ordinamento personalizzati, selezionare Elenco personalizzato.
  6. Nella casella Lista personalizzata, selezionare l’elenco desiderato.
  7. Fare clic su OK.

L’ordinamento per lista può essere utilizzato per ordinare i dati in base a un ordine predefinito. Ad esempio, è possibile utilizzare questo metodo per ordinare i dati in base ai nomi dei mesi, ai giorni della settimana o ai paesi del mondo.

Per creare un elenco personalizzato, è necessario seguire questi passaggi:

Come creare un elenco personalizzato in Excel
Come creare un elenco personalizzato in Excel
  1. Fare clic su File > Opzioni.
  2. Nella finestra di dialogo Opzioni, fare clic sulla scheda Impostazioni avanzate.
  3. In Generale, fare clic su Modifica elenchi personalizzati.
  4. Nella finestra di dialogo Elenco personalizzati, fare clic su Nuovo.
  5. Nella casella Nuovo elenco, immettere i valori che si desidera includere nell’elenco.
  6. Fare clic su OK.
  7. Fare clic su Chiudi.

L’elenco personalizzato verrà aggiunto alla casella Lista personalizzata nella finestra di dialogo Ordinamento.

Ordinamento per colori

L’ordinamento per colori consente di ordinare i dati in base al colore delle celle. Per farlo, è necessario seguire questi passaggi:

  1. Selezionare la colonna o le colonne da ordinare.
  2. Fare clic sul pulsante Filtro nella scheda Dati.
  3. Nella colonna da filtrare, fare clic sulla freccia giù nell’intestazione della colonna.
  4. Selezionare l’opzione Ordina per.
  5. Selezionare l’opzione Ordina per colore.
  6. Selezionare il colore in base al quale si desidera ordinare.

Ordinare i dati con Numbers (Extra-Tip)

Come ordinare i dati in Numbers
Come ordinare i dati in Numbers

In Numbers, è possibile ordinare i dati in modo rapido e semplice, seguendo questi passaggi:

  1. Selezionare la scheda Organizza.

La scheda Organizza contiene tutti gli strumenti necessari per organizzare e gestire i dati in Numbers.

  1. Fare clic sul pulsante Ordina.

Il pulsante Ordina apre la finestra di dialogo Ordinamento, che consente di selezionare le opzioni di ordinamento.

  1. Selezionare l’opzione Ordina intera tabella.

Questa opzione ordina tutti i dati nella tabella.

  1. Selezionare la colonna da ordinare.

La colonna da ordinare è la colonna che contiene i dati che si desidera ordinare.

  1. Selezionare il criterio di ordinamento desiderato (crescente o decrescente).

La procedura può essere utilizzata anche per ordinare solo un sottoinsieme di dati. Per fare ciò, è sufficiente selezionare le righe o le colonne che si desidera ordinare prima di seguire i passaggi precedenti.

Esempio: Per ordinare solo i dati della colonna Prezzo in ordine crescente, è sufficiente selezionare le righe o le colonne che contengono i dati della colonna Prezzo prima di seguire i passaggi precedenti.

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Autore: Marco Angelucci ©2024

Docente e consulente su applicativi web e di office automation.

Più di 20 anni di esperienza nella realizzazione di siti web e di applicativi per la gestione dei dati (Web-based e VBA).
Specialista in ambito UX (User Experience), SEO (Search Engine Optimization) e nella produzione di contenuti digitali per diversi ambiti commerciali e industriali.



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